Общие процедуры предоставления грантов

Грант предоставляется Грантополучателю на основании Заявки Соискателя, если Экспертным комитетом соответствующей программы ФСК и/или Попечительским Советом принято решение о поддержке Заявки.

Грант выделяется в рамках осуществляемых ФСК на момент рассмотрения заявки инициатив и программ, самостоятельно определяющих порядок и условия приема заявок, а также критерии их рассмотрения.

Гранты предоставляются на конкурсной основе или вне конкурса.

Все Гранты предоставляются Грантополучателям в строгом соответствии с настоящими процедурами, и состоит из следующих шагов:

Шаг 1. Регистрация заявки. Соискатель представляет в ФСК Заявку установленного образца для физических или юридических лиц и документы, которые требуются для своевременного и правильного рассмотрения Заявки (список документов указан в форме заявки). Все Заявки, поступившие на электронный адрес application@soros.kz, почтовый адрес ФСК либо в офис Фонда, регистрируются Менеджером по грантам ФСК. Заявки Соискателей, не соответствующие миссии ФСК и выходящие за рамки целей и задач программ / специальных инициатив ФСК, не регистрируются. Фонд не покрывает расходы, связанные с получением академических и ученых степеней.

Шаг 2. Рассмотрение заявки. Заявки рассматриваются Экспертными комитетами соответствующих программ. Мнения и принятые решения по Заявкам заносятся в протокол заседания Экспертного комитета. ФСК может запросить у Соискателя дополнительные документы и/или рекомендации, а также любую информацию, проясняющую возможности Соискателя. Если Соискатель не имеет Грантовой истории, Экспертные комитеты и/или Попечительский Совет могут назначить проведение предгрантового исследования для выявления возможностей Соискателя на осуществление заявленного проекта.

Шаг 3. Принятие решения. Все решения по представленным к рассмотрению заявкам принимаются Экспертным комитетом соответствующей программы. В случаях превышения лимита, установленного Попечительским Советом, возникновения потенциального конфликта интересов либо несогласия ассоциированного члена Попечительского Совета с принятым решением и др. Экспертный комитет направляет Заявку в Попечительский Совет ФСК. Все принятые решения должны быть внесены в протокол заседаний Экспертных комитетов и/или Попечительского Совета ФСК.

Сотрудники Программного отдела уведомляют Соискателя о решениях, принятых в отношении Заявки, и проводят предгрантовое исследование в отношении поддержанных заявок для выявления возможностей Соискателя на осуществление заявленного проекта. В случае, если предгрантовое исследование подтвердило возможности Заявителя эффективно реализовать проект, Сотрудник Программного отдела приступает к подготовке Договора на предоставление гранта. В противном случае, результаты предгрантового исследования доводятся до сведения Экспертного комитета или Попечительского совета для принятия дальнейшего решения в отношении данной заявки. Информация о выделенных Грантах ежемесячно публикуется на официальном сайте ФСК, а также включается в Годовой отчет ФСК.

Если грант предоставляется совместно ФСК и Учредителем, Заявка должна пройти предварительное рассмотрение со стороны Экспертного комитета соответствующей программы и, в случае необходимости, Попечительского Совета, а затем – Учредителя. Сотрудник Программного отдела вправе запросить у Соискателя текст Заявки на английском языке и другие необходимые документы.

В случае если заявка на грант отклонена, сотрудник программного отдела должен информировать соискателя о принятом решении официальным письмом в течение 20 (двадцати) рабочих дней с момента внесения протокола в систему управления грантами.

Шаг 4. Оформление гранта. Сотрудник Программного отдела согласует с Соискателем все вопросы и детали по гранту, вносит необходимые изменения и дополнения в систему управления грантами и запрашивает все недостающие документы. Менеджер по грантам готовит Грантовый договор[1], который затем сотрудник Программного отдела подписывает у соискателя. Вместе с Грантовым договором подписываются все приложения к договору, а также, в случае необходимости, соглашение о передаче авторских прав.

Руководствуясь существующими на момент рассмотрения Заявки ценами на товары и услуги, координатор обязан провести оценку эффективности бюджета и, в случае необходимости, рекомендовать уменьшить сумму гранта. Бюджет гранта утверждается Экспертным Комитетом, а решение оформляется приложением к протоколу соответствующего заседания.

Шаг 5. Администрирование гранта. На этом этапе сотрудник Программного отдела проводит платежи по гранту, получает творческие и финансовые отчеты, проверяет на корректность предоставленной информации. При необходимости сотрудник Программного отдела и/или координатор по мониторингу, оценке и анализу проектов консультируют Грантополучателя по вопросам управления проектом и оказывают другую поддержку, необходимую для успешной реализации проекта.

При закупке товаров или услуг по грантам свыше 1 500 (тысяча пятьсот) долларов США по курсу Национального банка РК грантополучатель проводит тендер. Контроль за надлежащим проведением тендера возлагается на сотрудника программного отдела и менеджера по грантам.

Шаг 6. Мониторинг и оценка гранта. Сотрудник Программного отдела проводит мониторинг исполнения Грантового договора, проверяя наличие и целевое исполнение средств Гранта, финансовую документацию, соответствие деятельности Гранта целям и задачам, обозначенным в Заявке. Координатор по мониторингу, оценке и анализу проектов проводит мониторинг в следующих случаях:

- для грантов, утверждённых Попечительским Советом ФСК;

- для грантов, имеющих софинансирование третьих сторон;

- для любых грантов по запросу Менеджер по грантам, директора программ, председателя правления.

Сотрудник Программного отдела может провести мониторинг Гранта в любой момент, с предварительным уведомлением Грантополучателя или без такового.

При исполнении Договора, проектная деятельность которого включает проведение семинара, тренинга, конференции либо иного мероприятия, ограниченного временными рамками, представитель ФСК имеет право проводить мониторинг непосредственно во время мероприятия.

Грантополучатель может быть ознакомлен с результатами мониторинга.

Неудовлетворительная оценка исполнения условий Договора в отчете о мониторинге служит основанием для постановки вопроса об отзыве Гранта. Отчет о результатах мониторинга вносится в систему управления грантами.

Шаг 7. Закрытие гранта. Сотрудник Программного отдела, убедившись в корректности предоставленной информации по исполнению Гранта, принимает и одобряет финансовый и творческий отчеты Грантополучателя. Грант считается закрытым при условии одобрения ФСК финального финансового отчета и отчета о реализации мероприятий, предусмотренных Договором и Заявкой. Не допускается закрытие Гранта, если финансовый отчёт представлен на сумму, меньшую, чем 98 (девяносто восемь) процентов от суммы Гранта, но не более чем 10 000 (десять тысяч) тенге. Сотрудник программного отдела должен вносить свои комментарии по выполнению гранта в систему управления грантами (GMS).