Қаржылық есеп беру

Есеп беруде төмендегідей элементтер қамтылуы тиіс:

1. Грант туралы келісімшартқа қоса тіркелген жоба бюджетіне сәйкес нақты шығындар бойынша есеп, мұнда бюджеттен кез келген ауытқулар бойынша жазбаша түсініктеме қоса берілуі тиіс.
2. Бюджет баптарының арасында қаражаттарды сома бекітілген бюджеттің 10%-нан аспайтын болса ғана келісім алусыз өзгертуге болады. Қаражаттарды бекітілген бюджеттен артық мөлшерде өзгерту не болмаса жаңа шығындық бапты құру әрекеттерін оған жазбаша сұрау жасап және Қордың сол бойынша жазбаша келісімін алған жағдайда ғана жүзеге асыруға болады.
3. 30,000 (отыз мың) теңгеден асатын соманың шығындарына арнап қаржылық есеп беруге шығындарды растайтын бастапқы құжаттардың анық, оқылатын көшірмелері қоса беріледі. Бұл құжаттар жоба бойынша қаржылық операциялар тізілімінде көрсетілген шығындарға сәйкес нөмірленуі тиіс. Қаржылық операциялар тізілімінде көрсетілген шығындардың атауы мен сомасы төлемдік құжатта көрсетілген шығындардың атауы мен сомасымен толық сәйкес болып отыруы тиіс. Құжаттардың барлығы ҚР заңдары мен өзге нормативтік-құқықтық актілерінде бекітілген қолданыстағы ережелерге сәйкес ресімделуі тиіс. Егер Сіз жұмсалуын растайтын құжаттарды ұсына алмайтын болсаңыз, онда осыған байланысты жазбаша түсініктеме беру қажет.
4. Грант қаражатының мақсатқа сәйкес емес түрде жұмсалуына жол бермеу үшін 30,000 (отыз мың) теңгеден асатын соманың барлық төлемдік тапсырмаларында төлем өзінің шеңберінде жүргізіліп отырған келісімшарттың нөмірі не болмаса «Сорос-Қазақстан Қоры Грантының есебінен» сөйлемі көрсетілуі тиіс.

Қаржылық есеп беруге енгізіп отыру керек болатын құжаттардың үлгілік тізбесі:

А.        Еңбекақы

1. Ұйым басшысының жобаны іске асыру уәкілеттіктерін штаттық қызметкерлерге жүктеу туралы, өзінде олардың жобаға қатысу пайызы, грант қаражатының есебінен төленетін еңбекақы мөлшері көрсетілген бұйрығы.
2. Еңбекақыны есептеудің есептік тізімдемесі (оған жобаның басшысы, бухгалтері және ұйымның басшысы қол қоюы тиіс).
3. Жұмыс уақытының табелі (штаттық қызметкерлер үшін).
4. Жобаны орындаушылардың еңбекақы алғанын растайтын құжат (еңбекақыны алу тізімдемесі, не болмаса шығындық кассалық ордерлер не болмаса қаражатты алушылардың куәландырылған тізімімен бірге төлемдік тапсырмалар).
5. Ұйымның штаттан тыс қызметкерлерімен – жобаны орындаушылармен жасасқан келісімшарттар (мұнда келесі түрдегі ақпарат ұсынылуы тиіс: қызметкердің лауазымы, қызметкердің міндеттері, Келісімшарттың күшін сақтау мерзімі, еңбекақы мөлшері – жобаның бюджетіне сәйкес).
6. Орындалған жұмыстардың актілері (штаттық қызметкерлер үшін).
7. Бюджетке төленетін аударымдардың есебі (әрбір еңбекақыны есептеу тізімдемесіне сәйкес орындалып отыруы тиіс должен).
8. Төлемдік тапсырмалар.

Б.  Тауарларды (жабдықтарды, жұмсалатын материалдарды және т.б.) қолма-қол ақшамен есеп айырысумен сатып алу.

1. Шығындық-кассалық ордер (Грантты бөлу туралы келісімшарт нөмірі мен грант қаражатының есебінен берілетін соманың мөлшері көрсетіледі).
2. Аванстық есеп беру.
3. Кірістік-кассалық ордер (егер бөлінген қаражат толықтай жұмсалмаса).
4. Жүргізілген шығынды растайтын құжаттар: кассалық чектер, жүк-қағаздар не өзінен тауар сатып алынған ұйымның жұмыр мөрі қойылған тауарлық чектер. Егер тауарлық чекте жұмыр мөр болмаса, онда дүкеннің атауы мен мекенжайы, тауардың/бұйымның атауы мен сұрпы (оның артикулы), бағасы, сатылған күні, сатушының аты-жөні көрсетілуі тиіс, мұндай жағдайда жұмыр мөртаңбаның болуы шарт емес.
5. Тауар базардан сатып алынған жағдайларда растаушы құжат ретінде базардың мөрі басылған акт ұсынылады.

В.  Жабдықтар мен жұмсалатын материалдарды қолма-қол ақшасыз сатып алу.

1. Шот.
2. Төлемдік тапсырма.
3. Шот-фактура.
4. Тауарлық жүкқағаз.

Г.  Көрсетілген қызметтің ақысын төлеу.

1. Келісімшарт.
2. Шот.
3. Шот-фактура.
4. Төлемдік тапсырма.
5. Орындалған жұмыстардың актісі.

Д.  Үй-жайларды жалға алу және күтіп ұстау, коммуналдық төлемдер

1. Төлемдік тапсырма.
2. Шот.
3. Шот-фактура.
4. Келісімшарт.

Е.  Іс-сапар шығындары

1. Іс-сапар куәлігі.
2. Қызметкерді іс-сапарға жіберу туралы бұйрық, қызметтік тапсырма және іс-сапар туралы есеп беру.
3. Қызметкердің қалалық қоғамдық көлікпен жүріп-тұру шығынын өтелген жағдайда ұйым басшысының жобаны жүзеге асыру уәкілеттіктерін ұйым қызметкерлеріне жүктеу туралы бұйрығында не болмаса Штаттан тыс қызметкермен жасасқан келісімшартта осы шарт көрсетілген болуы тиіс.
4. Жол жүру құжаттары (билеттер, түбіртектер).
5. Қызметкердің тәуліктік төлемақыны алғанын растайтын құжат (аванстық есеп /шығыстық касалық ордер, мұнда тәуліктік төлемақының сомасы бөлек етіп көрсетілуі тиіс).
6. Қонақ үйде тұру шығындарының төленгенін растайтын төлемдік құжат.
7. Қонақ үйде тұру шығындары өзіне негізделе отырып төленген шот.

Ж. Көліктік шығындар (егер автокөлік ұйымның балансында тұрса)

1. Сапар парақтары.
2. Бензинге қатысты құжаттық расталған шығындар.

З. Көліктік шығындар (егер автокөлік ұйымның балансында тұрса)

1. Жалгерлік келісімшарты.
2. Автокөлікті қабылдау/тапсыру актісі.
3. Сапар парақтары.
4. Бензинге қатысты құжаттық расталған шығындар.

И. Байланыс шығындары

1.  Төлемдік тапсырма.
2. Шот.
3. Шот-фактура.
4. Келісімшарт.
5. Жоба бойынша сөйлесулер белгіленген телефондық сөйлесулердің тізімі (қалааралық сөйлесулер үшін).

К. Банкілік шығындар

1. Банкімен жасасқан келісімшарт.
2. Шығындалу сәтінде күшінде болған банкілік қызметтердің тарифтері
3. Төлемдік құжат (төлемдік тапсырма).

1. Егер бастапқы құжатта көрсетілген сома грант қаражатымен ғана шектелмесе, грант қаражаты сомасының төлемдік құжат көшірмелерін көрсетіңіз. Мысалы, «№… Келісімшарт бойынша қаражаттардан 1200 теңге»
2. Төлемдік құжаттарда тауарды сатушы ұйымның атауы мен мекенжайы көрсетілуі тиіс.
3. Қордың бастапқы құжаттамаға қол жеткізу құқығы сақталады.
4. Есеп беруді әзірлеу кезінде Келісімшарттың 5-қосымшасында бекітілген пішінді қолдану қажет, мұнда жобаны жүзеге асыру барысында жұмсалған барлық жеке шығындар көрсетіледі. Бұл құжаттамаларға ұйымның бухгалтері мен директоры (қол қою құқығына ие) қол қойып және мөрмен бекітілуі тиіс.
5. Қордың есептік құжаттарға қатысты талаптарын бұзу осыдан туындайтын барлық салдарымен шығындар мақсатқа сәйкес түрде жұмсалмаған деген қорытынды жасауға әкеп соқтыруы мүмкін.